衡水学院关于修订《衡水学院合同管理办法》的通知
院政发〔2016〕52号
各单位：
根据2016年9月1日衡水学院党委常委会议研究决定，对《衡水学院合同管理办法》进行修订。现印发给你们，自即日起施行。
2016年9月2日
衡水学院合同管理办法
第一章 总则
第一条 为维护我校的合法权益，规范合同行为，根据有关法律法规及《衡水学院章程》，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指衡水学院与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条 未经学校党委常委会议、院长办公会议决定，或者法定代表人委托，或者学校领导书面批准，学校各单位和个人无权以衡水学院名义对外订立合同，或以衡水学院名义对外设立、变更或终止法律关系。
各职能部门和不具备独立法人资格的二级单位，一律不得以自己名义对外签订合同。
第四条 按规定应当签订合同的项目，必须先签订合同方可实施。严禁在项目实施完毕后补签合同。
第五条 订立合同的基本要求
（一）合同应包括以下基本要素：签约双方法定名称或姓名和住所；标的；数量；质量；价款或报酬；主要权利义务；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方式；合同签订地；签约时间。
（二）合同内容应当条款齐全、语言简练、表达准确、文字严谨和规范。
（三）有格式文本的，在不影响意思表示的前提下，可采用格式文本，并作必要补充约定。
第六条 无资信或经营资格的单位不得与之签订合同。
第七条 除即时清结者外，合同均应采用书面形式。
第八条 对外订立合同实行会签审批制度。
《衡水学院合同会签审批表》（下称“《会签表》”）作为合同订立流程记录和批准依据，与合同一并归档保存。
第九条 根据我校实际，符合下列情况之一的，属于重大合同：
（一）涉及学校不动产权利变更；
（二）涉及学校无形资产；
（三）涉及消防与安全保卫；
（四）涉及重大工程质量；
（五）重要委托事项；
（六）融资投资；
（七）合同标的额在10万元以上；
（八）人才培养与聘用；
（九）合作办学；
（十）对外担保；
（十一）采用国家有关部门颁布的合同示范文本要求由法定代表人签订的合同；
（十二）属于学校“三重一大”决策事项需要签订的合同；
（十三）学校党委常委会议、院长办公会议、党政联席会议认为事关重大的其它合同。
重大合同的谈判、起草、签约必须有学校法律顾问参与或咨询法律顾问意见。
重大合同之外的为一般合同。
第十条 为便于合同管理，根据我校实际，本办法将我校对外签订的合同分为两大类：经济性质合同和非经济性质合同。
经济性质合同，主要包括采购合同、建设工程合同、教学设施建设合同、承揽合同、承包合同、租赁合同、赔偿合同、融资投资合同、借贷合同、城市供用电水气热力合同、出版印刷合同等。
非经济性质合同，主要包括技术合同、人才培养协议书、聘用协议书、合作办学合同、委托合同、劳动合同、用工合同、教学实习基地建设协议书、学校无形资产使用合同等。
第二章 合同承办单位
第十一条 合同承办单位为履行合同的第一责任单位，负责承办合同签订事宜并对组织、协调我方履行合同负总责。其负责人为履行合同的第一责任人。
确因我校财务困难等特殊原因导致我方违约的，合同承办单位及其负责人可予免责。
第十二条 合同承办单位的确定
原则上以合同项目的使用单位作为合同承办单位。但使用单位与项目主管单位不一致时，以项目主管单位为合同承办单位。仍不明确的，由办公室请示学校法定代表人指定。
第十三条 合同承办单位的主要职责
（一）做好订立合同的准备工作
1. 合同订立前，负责了解对方的资信、经营资格等情况。若对方的资信或经营资格与合同项目不匹配，应及时向对方作出不同意签约的意思表示。
2. 负责审查、论证合同项目的必要性、可行性和合同履行风险及防范等问题。发现问题应及时向主管校领导请示报告。
3. 对合同标的的质量要求，按照有关规定必须采用政府部门或行业协会机构制定的标准的，应主动及时了解该标准的内容，并作为拟订合同内容的重要依据。
4. 在起草合同文本或审查由对方起草的合同文本时，应充分征求项目申请和使用单位的意见。
5．在合同文本起草和审查时，负责对合同技术指标、参数、质量标准与要求、售后服务要求、违约责任计算方法与标准进行审核，并确保与招投标文件、施工方案、立项批件等资料一致。
6. 施工、安装、制作、设备采购等项目在订立合同时，负责在违约责任条款中写入并告知对方以下要求：最迟不晚于竣工验收之前必须提供产品说明书、合格证、图纸等有关资料，否则我方有权拒绝验收和付款。
（二）负责组织合同项目的实施。
（三）合同项目执行完毕，负责组织对合同项目的验收。
（四）负责向办公室移交与合同有关的全套资料。
第三章 合同的会签与批准
第十四条 合同的会签
（一）合同文本形成后，办公室、财务处按照各自的职责范围分别审查会签，并在《会签表》中具署意见。
重大合同由办公室提请学校法律顾问进行全面审查。法律顾问以电子邮件、信函、传真、电话通话等形式表述的审查意见，是与合同签约有关的重要资料，办公室应以适当方式妥善保存。
（二）会签部门职责
1. 办公室负责管理所有对外签订的合同。具体负责：
（1）对合同基本要素是否齐全等内容进行初步审查；
（2）提请财务处对经济性质合同进行审查；
（3）负责联系学校法律顾问；
（4）根据本办法之规定，综合会签单位和法律顾问的修改意见，对合同文本进行复审。
2. 财务处负责审查对外签订的经济性质合同。根据学校财务运行情况和还款能力，审查合同约定的支付期限、支付比例、逾期支付的违约责任等条款是否合理和可操作。
每一经济性质合同文本上或留我方的经济性质合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经财务处在我方所留的合同上签字同意。
3. 对于违反本办法第四条之规定的合同，办公室不予受理合同会签，财务处不予支付。
4. 各会签单位应分工协作，各负其责，共同把关，维护学校利益。
第十五条 为提高工作效率，便于审查修改，减少差错发生，合同承办单位应尽可能同时提交合同文本的纸质版和电子文档。
第十六条 合同承办单位应指定一名认真负责、工作严谨的学校教职员工为承办人，具体承办合同会签审批事宜。承办人对《会签表》中的各项签名的真实性负责。
合同会签审核程序属于衡水学院内部管理机制，合同会签审核部门不与签约相对方直接接触。
第十七条 合同的批准
（一）对外签订合同，必须经具有签约权限的批准人在《会签表》上签署批准意见，然后由办公室在合同文本上盖章。批准人即为合同签订人。
特殊或紧急情况下，批准人来不及签署批准意见的，事后应及时补签。
（二）批准人的签约权限
1. 学校法定代表人是学校合同法定签订人。重大合同必须由法定代表人签订。
遇有紧急或特殊情况，法定代表人无法及时签订时，可委托其他校领导签订。受委托的校领导应在《会签表》中叙明情况。
2. 一般合同，签约双方约定由法定代表人签订的，应由法定代表人签订；未明确约定由法定代表人签订的，可由项目主管校领导签订。
3. 特殊情况下，法定代表人也可委托除项目主管校领导以外的其他人员签订合同。受委托人仅代表学校负责合同的签订事宜，不得超越和滥用代理权限。
第十八条 关于合同盖章的规定
（一）学校刻制“衡水学院合同专用章”和专用于签约的法定代表人印鉴，由法制办公室负责保管使用。对外签订合同，应当加盖合同专用章。
（二）法定代表人印鉴的使用
1. 经法定代表人批准签订的合同，和项目主管校领导批准签订的一般合同，可在合同上加盖法定代表人印鉴。签约双方约定由法定代表人在合同文本上亲笔签字的，不必再加盖法定代表人印鉴。
2. 合同未明确要求加盖法定代表人印鉴的，可由批准人或合同承办单位负责人在合同文本上签字。
（三）对外订立合同时，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须经法定代表人批准。
（四）单份合同文本达二页以上的，必须加盖骑缝章。
第四章合同的变更与解除
第十九条 变更或解除合同，需与对方协商一致，并由合同承办单位负责向对方发出书面通知。变更或解除合同的通知和回复，应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交办公室保管。
第二十条 变更和解除合同，应重新填制《会签表》，依照合同签订程序经会签单位和合同批准人审核通过，方可实施。
变更或解除合同，应由合同承办单位负责将原合同全部文本收回作废，或重新签订新合同并声明原合同文本作废。作废文本不得销毁，交办公室归档备查。
第五章合同项目的实施
第二十一条 本办法所称“合同项目的实施”，是指合同签订后至合同项目验收合格，在此期间为实施合同项目进行的准备、实施、监管、修正、验收等一系列工作。
第二十二条 合同项目正式实施前，合同承办单位应及时明确项目实施负责人、现场监管人、资料保管人等，并要求每人签字备案。
实施重大合同项目，合同承办单位可组织建立“项目实施领导小组”。
第二十三条 项目实施负责人全面负责合同项目实施工作，是合同项目实施环节第一责任人。现场监管人和资料保管人等在项目实施负责人的领导下开展工作。
根据本办法第十一条，项目实施负责人由合同承办单位负责人担任；根据工作需要，经主管校领导指定，也可由该单位分管副职或其他人员担任并对合同承办单位负责人负责。
第二十四条 现场监管人作为学校驻场代表，具体负责对项目实施过程的监督、检查与管理：
对各批进场材料、设备等进行检查（预验收）。经检查符合要求的，方可用于项目。检查时应做好书面记录并请对方签字确认；
对施工进行全程监督并做好施工过程记录；
对实施过程中出现的问题，负责督促对方采取补救措施。无法补救或对方疏于补救的，现场监管人应立即向项目实施负责人报告。
现场监管人可由一人或数人担任。
第二十五条 资料保管人负责对合同自准备订立直至项目验收完毕全过程产生的相关资料进行收集、整理、分类、保管和移交，特别是要做好对产品说明书、合格证、强制认证证书、图纸、验收报告等资料的收集和移交。
第六章合同项目的验收
第二十六条 合同项目的验收
（一）对需要验收的合同项目，完工后由合同承办单位负责及时组织验收。
按照国家有关规定应当由政府部门或行业协会机构主持验收的，由合同承办单位负责联系安排验收事宜。
（二）合同承办单位与使用单位不一致的，验收时必须通知使用单位参加。未经使用单位签字的验收报告无效，但使用单位不得以超出验收范围的要求未实现为由拒绝签字。
（三）必要时，经学校党委常委会议或院长办公会议研究决定，可邀请第三方验收。
（四）对验收有明确约定的合同项目，未经验收合格的不得交付使用。
（五）验收所需的资料，由合同承办单位负责收集和提供。
第二十七条 对验收不合格的前期处理措施
（一）对验收不合格的项目，由合同承办单位负责依据合同条款与对方交涉处理。
合同承办单位要及时收集和保全证据，立即通知财务处暂停支付合同款项。
（二）与消防、安全、建筑工程质量有关的项目验收不合格的，合同承办单位要及时向项目主管校领导和学校法定代表人报告。
第七章 合同资料的保管
第二十八条 办公室负责合同和《会签表》及相关资料的归档保管。
第二十九条 合同盖章前，合同承办单位应向办公室提交以下资料：
合同文本；
《会签表》；
合同谈判、签约过程中的有关文书、电报、电子邮件、图表等资料；
合同签约文本形成过程中的历次修改稿；
合同项目的立项批件及招投标文件；
合同项目实施负责人、现场监管人、资料保管人名单或“项目实施领导小组”成员名单；
对方的经营资格或资信材料（复印件须加盖对方公章并经合同承办单位负责人签字确认）；
办公室认为有必要由学校保存的其它与本合同有关的资料。
第三十条 合同变更或解除，合同承办单位应将变更或解除合同过程中的文书、传真、电报、图表和电子邮件等合同组成部分，及时交给办公室保管。
第三十一条 合同履行完毕，合同承办单位应对照第二十八、二十九条的内容，认真筛查与合同有关的全部资料，将遗漏资料及时移交给办公室。
第三十二条 办公室将上述资料归类整理后，及时移交给档案室保存。
第三十三条 已签订的经济性质合同正式文本，由合同承办单位报送财务处一份，办公室分送审计处一份。
第八章 责任追究
第三十四条 凡违反本办法之规定给学校造成经济损失或不良影响的，经学校研究决定，根据情节轻重分别给予通报批评、赔偿损失、调离岗位、行政处分等处理；因故意或重大过失而给学校造成重大损失的，移送司法机关依法追究其法律责任。
第九章 附则
第三十五条 本办法修订实施后，为解决在学校发展的特殊时期造成的历史遗留问题确需补签合同的，应当同时具备下列条件方可补签合同：
（一）经学校党委常委会议或者院长办公会议研究同意补签；
（二）政府审计部门、学校审计处或者审计处聘请的社会审计机构对项目实施情况审核通过并出具审计报告或结果；
（三）财务处对项目实施情况、资金支付安排等审核通过；
（四）合同文本已经法制办或法律顾问审核同意。
补签合同由合同承办单位对合同的可行性、必要性及真实性承担全部责任。
第三十六条 本办法由办公室负责解释。
第三十七条 本办法根据2016年9月1日衡水学院党委常委会议研究修订，自发布之日起施行。
